22. Oktober 2009 | 
Autor: Registrierkassen Benutzerdokumentation und Gestaltung der Benutzerschnittstellen
Der Informationsgehalt von Darstellungen zur Benutzerdokumentation einer Registrierkasse am Bildschirm und zur Gestaltung der Benutzerschnittstellen einer Registrierkassen Software muss sorgfältig festgelegt werden. Da der Informationsinhalt einer Seite eines gedruckten Handbuches der Registrierkassen Software etwa dem Informationsinhalt von zwei bis drei Bildschirmen entspricht, müssen Informationseinheiten gebildet werden, die an die Darstellung am Bildschirm angepasst sind.
Die relevanten Informationen für eine Bildschirmmaske / Benutzerschnittstelle einer Registrierkassen Software werden in verschiedene Informationsklassen aufgeteilt:
Maskenkennzeichnung ist eine Art Überschrift, die über den Inhalt einer Bildschirmmaske Auskunft gibt. Sie kennzeichnet für den Benutzer der Registrierkassen Software die aktuelle System – Umgebung.
Arbeitsinformation betrifft die eigentliche Arbeitsaufgabe (mit der aktuell betrachteten Bildschirmmaske). Sie ergibt sich aus den Aufgaben, die mit Hilfe der Registrierkassen Software bearbeitet werden sollen.
Steuerinformation bezieht sich auf den Dialogablauf der Registrierkassen Software. Sie beschreibt während der Arbeit mit der Registrierkassen Software mögliche Funktionen, Kommandos, oder die aktuelle Belegung von Funktionstasten, z. B. in Form eines Menüs .
Statusinformation beschreibt den aktuellen Zustand der Registrierkasse / der Registrierkassen Software , z. B. die aktuell benutze Maske (Wo bin ich, d. h. wie sieht meine aktuelle Systemumgebung der Registrierkassen Software – der Ort der Handlung – aus, welche Daten sind im Zugriff? Was kann ich hier tun, d. h. welche Funktionen, Befehle, Operationen stehen mir als Benutzer der Registrierkassen Software zur Verfügung – in welchem Arbeitsmodus bin ich? Wie kam ich hier hin, d. h. welchen Weg habe ich habe ich in der Registrierkassen Software zurückgelegt?
Meldungen stellen Informationen dar, die ohne unmittelbare Anforderung durch den Benutzer der Registrierkassen Software ausgegeben werden. Diese Systemmeldungen einer Registrierkassen Software können z. B. Fehlermeldungen, Warnungen, Vollzugmeldungen, Nachrichten etc. sein. Der Aufbau einer Bildschirmmaske einer Registrierkassen Software sollte die Einteilung der darin enthaltenen Informationen widerspiegeln. Alle Masken im Rahmen der Registrierkassen Software sollten den gleichen prinzipiellen Aufbau haben, damit der Benutzer der Registrierkassen Software nicht stets aufs neue nach der für ihn wichtigen Information suchen muss, weil etwa die Steuerinformationen einmal oben, einmal unten am Bildschirmrand erscheint. Bei Meldungen, speziell Fehlermeldungen, ist darauf zu achten, dass der Benutzer der Registrierkassen Software diese für ihn wichtige Informationen auch wahrnimmt, obwohl er die Information nicht angefordert hat und deshalb nicht auf sie wartet. Fehlermeldungen in einer Registrierkassen Software müssen also gegeben falls durch Gestaltungsmittel wie Farbe oder Blinken hervorgehoben werden oder der Benutzer der Registrierkassen Software muss die Wahrnehmung der Fehlermeldungen bestätigen. Um die Beseitigung von Fehlern zu erleichtern sollte eine Fehlermeldung möglichst folgende Angaben enthalten: - Wo ist der Fehler aufgetreten?- Von welcher Art ist der Fehler? - Wie kann der Fehler beseitigt werden? Dies ist nur durch eine ausführliche Fehlermeldung durch die Registrierkassen Software zu erfüllen. Der besseren Übersicht sollten diese ausführlichen Texte von Fehlermeldungen in einer Registrierkassen Software so strukturiert dargeboten werden, dass diese drei Punkte auch optisch unmittelbar erkennbar sind.
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Registrierkasse – Bedienungsanleitung, Textformulierung und Darstellung
Bei der Textformulierung der Benutzerdokumentation eines Registrierkassen Systems muss zuallererst und auf allen Ebenen darauf geachtet werden, dass Rechtschreibung und Grammatik korrekt sind. Diese Forderung ist eigentlich selbstverständliche Voraussetzung für verständliche und lesbare Texte. Die Rechtschreibung kann bei Verwendung eines Textsystems bis zu einem gewissen Grade automatisch überprüft werden. Die Einhaltung der Grammatik muss bislang „manuell“ eingestellt werden. Zu den Arbeitsmitteln beim Formulieren der Dokumentation eines Registrierkassen Systems gehören deshalb Wörterbuch und Grammatik.
Text ist eine spezielle Form der Informationsdarstellung. In einer Benutzerdokumentation zu einem Registrierkassen System dient der Text dem Zweck, dem Leser Informationen über die Benutzung der Registrierkasse zu übermitteln. Diese Übermittlung funktioniert nur dann, wenn der Leser den Text so interpretiert, wie der Autor es beabsichtigt hat. Der Text muss also im Wesentlichen für beide die gleiche Information darstellen, dann ist er für den Leser/Benutzer verständlich. Verstehen heißt, die Bedeutung des Textes in seinem Zusammenhang zu erkennen. Der Leser eines Handbuches für ein Registrierkassen System soll die Information, die ein Text für ihn bereithält, nicht nur verstehen, sondern auch für seine Arbeit an der Registrierkasse nutzbringend anwenden.
Grundvoraussetzung dafür sind:
- Der Leser versteht die Sprache, in der der Text der Registrierkassen Anleitung abgefasst ist.
- Der Leser kann die Schrift lesen, in der der Text geschrieben ist.
- Rechtschreibung und Grammatik sind korrekt im Sinne der benutzen und dem Leser bekannten Sprache.
- Alle verwendeten Wörter, deren Bedeutung der Leser nicht kennt, sind im Text erläutert.
- Die Informationen sind in der Reihenfolge dargestellt, in der sie vom Benutzer der Registrierkasse benötigt werden.
Unterschiedliche Gesichtspunkte des Verstehens von Texten werden zum Beispiel in der Psychologie, in der Cognitive Science, untersucht. Untersuchungen zur Lesbarkeit von Texten betrachten und erforschen den Zusammenhang zwischen der sprachlichen Struktur und dem Grad der Schwierigkeit beim Lesen von Texten. Andere Arbeiten beschäftigen sich mit den Prozessen, die beim Leser während der Verarbeitung (lesen und aufnehmen) des Textes ablaufen und letztlich zum Verstehen führen. Erkennen lässt sich aus solchen Studien allerdings nur, dass die Verständlichkeit eines Textes wie die Bedienungsanleitung für ein Registrierkassen System nicht nur von der konkreten Textformulierung, sondern auch von der Gliederung und äußeren Gestaltung des Textes beeinflusst wird.
Jeder Text setzt sich aus Wörtern zusammen. Es gilt es also, die richtigen Wörter für ein Handbuch eines Registrierkassen Systems zu finden. Der Wortschatz wird durch das Fachgebiet (in unserem Falle Registrierkassen Systeme) mit dem sich die Dokumentation beschäftigt, in großen Teilen vorgegeben. Dazu gehören:- Abkürzungen. - Fachausdrücke sowohl aus dem Bereich der Datenverarbeitung als auch aus dem Anwendungsgebiet.
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Der Rechner des PC Kassensystems
Der Computer ist das Herzstück der POS Kassensysteme – dementsprechend sollte an ihm nicht gespart werden. Zwar reicht der Kassensystem Software ein simpler Rechner aus, doch die Ausstattung der eingebauten Technik ist von Computer zu Computer sehr unterschiedlich. Entweder wird mit dem Kassensystem ein PC mitgeliefert oder die Spezifikationen eines entsprechenden Rechners sollte benannt sein.
Bei den folgenden Komponenten eines Computers für Kassensysteme sollte nicht gespart werden: Mainboard, Prozessor, RAM (Arbeitsspeicher), Festplatte, Kühlung, Netzteil und der POS Kassensystem Software. Bei anderen Komponenten eines Computers für Kassensysteme darf eingespart werden: Gehäuse-Design, Grafikkarte, Peripherie, Laufwerke, Internetanschluss (wird eher nicht benötigt). - Verzichten Sie nach Möglichkeit darauf, das Kassensystem mit dem Internet zu verbinden. Gerade auf lange Sicht kann das Schwierigkeiten für die Kassen und die Kassensoftware mit sich bringen: Viren oder herunter geladene Programme können die Festplatte „verstopfen“, die PC Kasse verlangsamen oder sogar Störungen in der Kassensoftware zur Folge haben.
Der Computer wird mit der POS Kassensystem Software etliche Arbeitsstunden laufen. Es ist also notwendig, einen zuverlässigen und schnellen Rechner/ Computer zum Kassensystem zu haben. Eine normale PC Kasse ist nicht besonders teuer, die dazugehörige Kassensystem-Software meist nicht besonders „hungrig auf Hardware“. Daher können Sie bei einer PC Kasse mit geringem technischem Anspruch mit einer Investition von ca. vierhundert bis fünfhundert Euro rechnen.
Viele Betriebssysteme eignen sich für die Kassensystem-Software, bei der Wahl des Betriebssystems gibt es keine festen Beschränkungen, jedoch haben sich Windows XP und Linux als relativ günstige und zuverlässige Arbeitsgrundlage für die Kassen Software einer PC Kasse bewährt. Nutzen Sie für die Kassensoftware am besten ein Betriebssystem, mit dessen Umgang Sie erprobt sind.
Eine weitere wichtige Frage ist, welche Anzeige- und Eingabegeräte Sie für Ihr Kassensystem wählen. Für die Wahl des Bildschirms ist die Frage, ob man plant, einen so genannten „Touch-Screen“ zu erwerben. Ein Touch-Screen ermöglicht per Berührung die direkte Eingabe über den Bildschirm. Ein Kassensystem mit einem Touch-Screen ist in der Regel weitaus weniger anfällig für Dreck, Staub und Fett und ist Platz sparender als eine externe Tastatur und oft intuitiver in der Bedienung. Kassen mit externen Tastaturen sind billiger und bieten für geübte Nutzer schnellere Eingabemöglichkeiten. Daher sieht man Kassensysteme mit Tastaturen oft in Supermärkten, während eine moderne Kasse in der Gastronomie aus ästhetischen und praktischen Gründen häufig einen LCD Bildschirm mit Touch-Bedienung besitzt. Kassensysteme mit externen Tastaturen sind gefährdet durch Staub und Flüssigkeit und lassen sich meist schlecht mit der edlen Einrichtung eines gehobenen Restaurants vereinbaren. Preise für Touchscreens passend zu einem Kassensystem, reichen heute von ca. 350 Euro bis 900 Euro, je nach Größe und verbauter Technologie.
In letzter Konsequenz sollte man sich aber immer fragen, ob PC Kassen die richtige Wahl für den Betrieb sind, oder ob man doch lieber auf ein Kassensystem mit eigenständigem Betriebssystem zurückgreift, das auf jeden Fall sicherer ist gegen Viren und andere Manipulationen.
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Kassensysteme werfen beim geplanten Kauf einige Fragen auf. Der Käufer ist in der Regel Laie auf dem Gebiet der Kassensysteme und ihrer Programmierung. Ein Kassensystem soll für ihn nur da stehen und funktionieren. Umsätze einbuchen, Geld aufbewahren und besser informierte Benutzer wissen auch schon, dass die Daten gespeichert werden und ausgelesen werden können, um sie für Auswertungen zu nutzen. Wenn er noch ein altes Kassensystem benutzt, funktioniert das über die so genannten Bedienerschlüssel, wie X- und Z-Schlüssel, mit denen man entweder nur Zwischenberichte auslesen kann oder auch das Kassensystem „abschlagen“, das heißt auf Null stellen kann am Ende des Geschäftstages. Diese Berichte werden bei alten Kassensystemen langwierig auf endlose Schlangen Druckerpapiers ausgedruckt und sind erstens unhandlich und zweitens nicht sonderlich aussagekräftig. Trotzdem hat sich sicher so mancher Geschäftsmann abends hingesetzt und die Rollen mühsam von Hand ausgewertet, auch wenn die Informationen, die er daraus erhielt, noch nicht sonderlich umfangreich waren. Dieses Verfahren war also nicht sehr effektiv, aber die sensiblen Geschäftsdaten waren eindeutig nur in der Hand des Unternehmers oder eines von ihm beauftragten, vertrauenswürdigen Mitarbeiters. Der Z-Schlüssel war der Schutz vor Datenmissbrauch. Heute, im Computerzeitalter, wird sich so mancher fragen, warum nicht die moderne Technik nutzen, um bessere und detailliertere Informationen zu erhalten. Die Daten, die im Kassensystem gespeichert werden, können über die Software, die die Kassensysteme steuert und programmiert, zum Datentransfer bereitgestellt werden. Kommunikationssoftware, die wiederum auf die Software der Kassenprogrammierung abgestimmt ist, ruft die Daten per Telefon oder Kabel ab und überträgt sie über die eingebauten Schnittstellen in entsprechende Warenwirtschaft oder andere Back oder Front Office Programme. So weit, so gut. Datentransfer, das ist ein Reizwort, bei dem sich dem Geschäftsmann dann vielleicht die Nackenhaare hochstellen. Denn seine Daten, die Auskunft geben über den Geschäftsverlauf, möchte er für sich behalten. Das ist doch Geschäftsgeheimnis. In Zeiten von Viren, Trojanern und anderer Spyware hat jeder ein schlechtes Gefühl, wenn er daran denkt, dass fremde Menschen mit eindeutiger krimineller Energie sich an seinen Daten zu schaffen machen könnten oder auch versuchen könnten, sein Kassensystem oder gar ein Netzwerk mehrerer Kassensysteme außer Gefecht zu setzen. Das käme einer geschäftlichen Katastrophe gleich, die niemand riskieren möchte. Daher stellt sich die Frage, ob so genannte Windows basierte PC Kassen wirklich sicher sind gegen Angriffe oder Eingriffe von Hackern, die sich vielleicht nur einen Spaß machen möchten, indem sie in das System eingreifen, im schlimmsten Fall aber die ausspionierten Daten für Manipulationen nutzen wollen. Wer diese Bedenken hegt, sollte sich an Kassenhersteller wenden, die bei der Programmierung ihrer Kassensysteme auf so genannte proprietäre, das heißt eigenständige Betriebssysteme setzen. Diese Betriebssysteme können zwar Daten bereitstellen, die mit den Windows basierten PC Programmen zusammen arbeiten, sind aber sicher gegen Angriffe von auf Windows spezialisierten Hackern. So sind Kassensysteme mit eigenständigen Betriebssystemen weniger angreifbar und stürzen im Betrieb seltener ab, als die empfindlichen Windows basierten PC Kassensysteme.
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Das Landhaus Gardels liegt als alteingesessenes Hotel nun seit 130 Jahren an der schleswig holsteinischen Küste. Hier wird auf moderne Innenausstattung besonders im Bereich der Tagungsräume Wert gelegt. Gastronomie Ausstatter bieten hier oft eine gute Unterstützung. Die Umsetzung und Planung von angenehmen Tagungsräumen ist hier im Landhaus Gardels mit frischen Farben bei der Hotelausstattung gut gelungen. Schöne Lichtquellen und großzügige Raumaufteilung sind hier vom Ausstatter für Hotel und Gastronomie gut angelegt worden und bringen eine optimistische Stimmung in die Atmosphäre. Dies ist heute eine gern gesehene Abwechslung entgegen manch abgelebten und eher dunkel dezent gehaltenen Tagungsräumen. Der Raumausstatter hat bewusst auf belebende Farben und Formen zugegriffen. Es kann nach Geschmack auch Musik und unterbewusst wahrgenommene Düfte mit eingebracht werden. Auf diese moderne und innovative Art trägt die Raumausstattung der Tagungsräume zur Unterstützung des Lernpotenzials bei. Natürlich klingelt auch für das Hotel die Kasse, denn die schönste Stimmung gestaltet nicht allein den angenehmen Aufenthalt des Tagungsgastes. Um ein besonderes Ambiente bieten zu können wird im Landhaus Gardels auf verschiedene Angebote und Ausflugsmöglichkeiten gesetzt. Der Chef des Hauses bietet hier zum Beispiel Rundflüge im Sportflugzeug über den schönen Nationalpark “Holsteinisches Wattenmeer” an. Abgerechnet werden dann die Ausflüge natürlich an der Hotel Kasse. Dieses technische Instrument trägt ebenfalls zum Komfort heutiger Hotelbesuche bei. Eine gute Kasse ist für ein modernes Haus schon eine Selbstverständlichkeit. Doch so innovativ auch mancher Hotelier wie hier im Landhaus Gardels ist, so weniger bewandert ist oft der Gastronom im technischen Bereich. Wie kann es auch anders sein denn das Kerngeschäft “den Gast verwöhnen” sollte immer im Vordergrund jedes Gastronomen stehen. Die Kasse bietet hier nur die Hilfe bei der Verwaltung, Planung und Abrechnung. Hier ist es sicher angebracht sich technische Beratung durch einen Kassen Fachhändler an Bord zu holen. Die Ausstattung und Funktionsmöglichkeit solch einer Kasse ist durch einen erfahrenen Kundenberater einfach und zielsicher. Ebenso kann der Kassen Fachhändler hier den kreativen Gastronomen weitestgehend mit der Einrichtung und Handhabung der Kasse oder vielleicht sogar eines Kassensystem s von technischen Details entlasten. So kann das Kerngeschäft einfach und mühelos weiter geführt werden und sogar noch durch die Kasse unterstützt werden. Denn was nützt der schönste Landausflug, wenn er versehentlich nicht gebucht wurde. Oder was nützt der schönste Umsatz, wenn er vergessen wurde in Rechnung zu stellen. Es ist sicher wie überall im Leben erforderlich, beide Parteien, den Gast und den Hotelier zufrieden zu stellen, besser noch zu begeistern. Hier im Landhaus wird seitens dieses interessanten Gastronomie Betreibers ein individuelles Ambiente und auch ansprechendes Angebot für Schulung und Freizeit gestaltet. So kann es doch nur gut sein, wenn für den Hotelier ebenfalls die Kasse stimmt und auf moderne und einfache Art mit dem heutigen Standard für Kassensysteme die Arbeit reibungslos und genau ablaufen kann. Denn es ist sicher eine Herausforderung für ein Kassensystem die Angebote und Bestellungen von 4 Kegelbahnen, einem Reitstall, Tennisplätzen, Saunalandschaft, Tagungsgästen, Übernachtungsgästen und Restaurantgästen nebst Bierbar im urigen Rübezahlkeller zuverlässig zu verwalten. Eine moderne Kasse sollte dabei nicht nur schnell, einfach und leistungsstark sein. Es ist vielmehr notwendig, dass sie wenig erklärungsbedürftig ist, robust und auch als mobiles Kassensystem erweiterbar und kompatibel sein. Es ist sicher ein geschlossener Kreis, wenn ein Hotel nicht nur auf eine schöne Ausstattung und Komfort für den Gast sorgt, sondern auch für die gesamte Crew und die Geschäftsleitung moderne Technik durch Kasse oder Kassensysteme gewährleistet ist. Hier ist ein Hauch von Luxus nicht nur komfortabel sondern auch in hohem Maße Rentabel.
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